Passende Auswahl statt langer Suche
Belegung, Preis und gewünschte Ausstattung fließen in die Auswahl ein. Gibt es echte Alternativen, kann das Angebot bis zu drei Optionen zeigen: beste Wahl, günstigste Option und ein passendes Upgrade.
OfferFlow / Direktvertrieb für Hotels & Apartments
OfferFlow
Mehr aus jeder Anfrage. Weniger Arbeit fürs Team.
Die Auto-Engine prüft Verfügbarkeiten, stellt passende Angebote mit Upgrade-Optionen zusammen und fasst nach. Gezielte Rabatte helfen bei der Entscheidung. Gutscheine geben Gästen einen Anlass, wieder direkt zu buchen.
Automatisch, wo es passt. Mit Freigaben, wo Sie entscheiden möchten.
Bereits dabei? Zur Anmeldung ↗OFFERFLOW / AUTO-ENGINE
So arbeitet die Auto-Engine
Beispielablauf · fiktive Daten
Ein Angebot. Eine gute Wahl mehr.
Passendes Zimmer und optionales Upgrade im direkten Vergleich.
Beispiel mit optionalen Funktionen. Versand, Rabatte und Marketing folgen Ihren Einstellungen und Freigaben.
01 / Das Herzstück: die Auto-Engine
Ihr Direktvertrieb bleibt dran.
Eine Anfrage kommt an. Die Auto-Engine prüft Verfügbarkeit, Direktraten und Gästewünsche, stellt eine passende Auswahl zusammen und versendet das Angebot nach Ihren Regeln. So kann Ihr Team seine Zeit den Gästen widmen, die persönliche Beratung brauchen.
Nachfassen mit dem richtigen nächsten Schritt
Vor Ablauf erinnert OfferFlow an das Angebot. Danach können verfügbare Ausweichtermine folgen; eine spätere Reaktivierung führt zurück zur Anfrage. Jede Stufe ist einzeln einstellbar.
Ihre Regeln bleiben maßgeblich
Im Testmodus bleiben Angebote Entwürfe. Ab festgelegtem Angebotswert oder einer bestimmten Gruppengröße ist eine Freigabe nötig. Ihr Team kann Angebote im Builder prüfen und bearbeiten.
02 / Warum sich das im Alltag lohnt
Mehr Möglichkeiten, den Gast zu gewinnen.
Wert der Buchung
Upgrades sichtbar machen
Zeigen Sie eine höherwertige Alternative direkt im Angebot. Der Gast sieht die zusätzliche Leistung und den Mehrpreis und kann sich bewusst dafür entscheiden.
Anreiz nach Maß
Rabatte gezielt einsetzen
Ein optionaler Upgrade-Rabatt oder ein Anreiz in der Erinnerungsmail kann die Entscheidung erleichtern. Regeln und Ausnahmen legen Sie fest – auch ohne Zusatzrabatt bleibt Nachfassen möglich.
Nächster Aufenthalt
Mit Gutscheinen zurückholen
Persönliche Gutscheine in Kampagnen oder zum Geburtstag geben früheren Gästen einen konkreten Anlass für die nächste Direktbuchung. Zielgruppe, Bedingungen und Freigaben bleiben steuerbar.
Weniger Nachhalten
Offene Angebote im Blick behalten
Erinnerungen, Alternativtermine und Reaktivierung halten den Kontakt aufrecht. Ihr Team sieht Status und Verlauf und kann dort übernehmen, wo ein persönlicher Anruf sinnvoll ist.
03 / Alles im Blick
Sie sehen, was aus Ihren Anfragen wird.
Angebotsstatus, Buchungen und Kampagnen-Ergebnisse laufen im Überblick zusammen. So erkennt Ihr Team, wo es eingreifen sollte.
Demoansichten · vollständig fiktive Daten
04 / Marketing & Gästebindung
Der Kontakt endet nicht mit dem Check-out.
Das Marketing-Modul verbindet Gästesegmente, Newsletter und Gutschein-Kampagnen. So sprechen Sie frühere Gäste mit einem passenden Anlass für ihren nächsten Aufenthalt an.
Zielgruppen aus Aufenthalten
Zum Beispiel Sommergäste, Familien oder Stammgäste: Segmente nutzen die angebundenen Aufenthaltsdaten und lassen sich nach Haus eingrenzen.
Kampagnen mit Anlass
Newsletter, saisonale Angebote, Veranstaltungen und Geburtstagsgutscheine vorbereiten. Gestaltung und Texte passen zu Ihrem Haus.
Ergebnisse bis zur Buchung
Kampagnen-Links und eingelöste Gutscheine machen zugeordnete Anfragen, Buchungen und Umsatz sichtbar.
05 / KI als Unterstützung
Konkrete Hilfe für Ihr Team.
KI ergänzt die Abläufe an klar definierten Stellen. Die Funktionen sind optional und werden mit einem eigenen Zugang zu OpenAI oder Anthropic eingerichtet.
Anfragen auslesen
Reisezeitraum, Personen und Wünsche aus E-Mails erkennen. Bei unklaren Angaben oder Widersprüchen geht die Anfrage zur Prüfung an Ihr Team.
Texte vorbereiten
Entwürfe für Newsletter, Kampagnen und Geburtstagsmails erstellen. Ihr Team überarbeitet Tonalität, Inhalte und Angebot.
Anlässe recherchieren
Veranstaltungen rund um Ihre Häuser mit Quellen vorschlagen lassen. Termine werden vor der Übernahme als bestätigt geprüft.
Automatische Angebote folgen den eingestellten Regeln. KI-Vorschläge und recherchierte Termine benötigen die jeweils vorgesehene Prüfung.
06 / Mit Ihren Systemen verbunden
Ein Ablauf, der zu Ihrem Betrieb passt.
Apaleo
Properties, Verfügbarkeiten und Raten nutzen; Buchungen aus dem Angebot anlegen. OfferFlow kann im Account- und Property-Menü von Apaleo One eingebettet werden.
Website & E-Mail
Anfrageformular als Link oder Einbettung einsetzen und E-Mail-Anfragen in den Angebotsprozess übernehmen.
Gästedaten & Marketing
Gästesegmente mit der eingerichteten Datenquelle aus Apaleo oder über die Cockpit-Anbindung nutzen. Chatlyn-Einwilligungen und Abmeldungen können über das Cockpit berücksichtigt werden.
Mit eingerichteter Chatlyn-Anbindung kann die Website-KI passende Optionen zeigen und nach ausdrücklicher Bestätigung eine Anfrage an OfferFlow übergeben. Funktionen hängen von Paket, Zugängen und Anbindungen ab. Andere PMS prüfen wir individuell.
Zwei Pakete. Selbsteinrichtung inklusive.
Reguläre Nettopreise je Apaleo-Account. Alle vermietbaren Zimmer und Apartments der angebundenen Häuser zählen zusammen. Die Staffel wird progressiv berechnet: Jede Einheit kostet den Preis ihrer Stufe.
OfferFlow
Ab 59 € pro Monat
Ab 590 € pro Jahr bei Vorauszahlung.
Anfragen, Angebots-Builder, Auto-Engine, Nachfassen, Gutscheine und direkte Buchung in Apaleo. Dashboard, Teamrollen sowie KI-Assistent und Anfragehilfe mit eigenem Anbieterzugang.
OfferFlow Plus
Ab 119 € pro Monat
Ab 1.190 € pro Jahr bei Vorauszahlung.
Alle Leistungen von OfferFlow, zusätzlich Gäste-CRM, Segmente, Newsletter, Gutschein-Kampagnen, Geburtstags- und Post-Stay-Aktionen sowie KI-Unterstützung für Marketing.
| Einheiten im Account | OfferFlow | Plus |
|---|---|---|
| 1–20 | 3,60 € | 7,20 € |
| 21–50 | 3,00 € | 6,00 € |
| 51–100 | 2,40 € | 4,80 € |
| Ab 101 | 1,80 € | 3,60 € |
Mindestpreis pro Monat: 59 € für OfferFlow, 119 € für Plus. Monatlich kündbar bei Monatszahlung. Jahreszahlung im Voraus: zehn Monatsraten für zwölf Monate. Beispiel für 30 Einheiten: 102 € / 204 € pro Monat oder 1.020 € / 2.040 € pro Jahr. Die Abrechnung erfolgt extern.
Selbsteinrichtung ist enthalten. Optional übernimmt DTO die Einrichtung eines Hauses mit vorbereiteten Inhalten: einmalig 990 € für OfferFlow oder 1.490 € für Plus, jeweils netto. Weitere Häuser und Sonderleistungen werden separat vereinbart. Kosten Ihres KI-Anbieters kommen je nach Nutzung hinzu.
In vier Schritten zum ersten Angebot.
Die geführte Einrichtung steht auf Deutsch und Englisch bereit. Ihr Team prüft das Ergebnis, bevor die Automatik live geht.
Arbeitsbereich und Apaleo
Registrieren, E-Mail bestätigen und den Arbeitsbereich einrichten. Apaleo verbinden und die gewünschten Häuser auswählen. Die Store-Verbindung setzt die Apaleo-Zertifizierung voraus.
Angebote vorbereiten
Direct-Ratenpläne und MwSt-Sätze wählen. Zimmerinhalte, Branding, Ortstaxe, Bedingungen und Absender einrichten.
Paket und Dokumente
Die Preisübersicht im Arbeitsbereich prüfen und das passende Paket wählen. Der Owner bestätigt die Plattform-Dokumente im Einrichtungsassistenten.
Testen und aktivieren
Ein Testangebot im Dry-Run prüfen. Im Testmodus bleiben automatische Angebote Entwürfe. Manuell versendete Angebote erreichen echte Gäste. Den Live-Versand bewusst aktivieren.
Einrichtung und Verbindung im Detail
Was vor dem Verbinden bereitstehen sollte
Sie benötigen einen OfferFlow-Arbeitsbereich und einen Apaleo-Zugang mit den nötigen Berechtigungen für die gewünschten Häuser. Das sind zwei getrennte Anmeldungen. Halten Sie Direktraten, Steuersätze, Zimmerinhalte, Branding und eine eigene Absenderadresse bereit. Für einen vollständigen Buchungstest verwenden Sie ein Apaleo-Testkonto und interne Testadressen.
Welche Berechtigungen OfferFlow nutzt
OfferFlow liest Häuser und Zimmerkategorien (setup.read), Raten und Angebote (rates.read, offers.read) sowie Verfügbarkeit (availability.read). Reservierungsrechte dienen dem Anlegen von Buchungen und dem Lesen ihres Status bzw. der Aufenthaltsdaten (reservations.manage, reservations.read). openid und profile identifizieren den verbindenden Nutzer; offline_access hält die Verbindung aufrecht. integration:ui-integrations.manage ermöglicht die Einbettung in Apaleo One. Prüfen Sie die angezeigten Berechtigungen vor der Zustimmung.
Verbinden und den ersten Test durchführen
Öffnen Sie OfferFlow in einem eigenen Browser-Tab. Melden Sie sich im passenden Arbeitsbereich an und wählen Sie im Einrichtungsassistenten oder unter Einstellungen → Apaleo & Properties „Mit Apaleo verbinden“. Wählen Sie bei Apaleo das richtige Konto und bestätigen Sie die Berechtigungen. Nach der Rückkehr prüfen Sie Verbindungsstatus und Hausauswahl. Richten Sie Direct-Raten, Steuern, Inhalte und Absender ein. Prüfen Sie ein Testangebot, die E-Mail/PDF-Darstellung und die Gastseite. Eine vollständige Testbuchung muss anschließend mit den richtigen Daten und Beträgen in Ihrem Apaleo-Testkonto erscheinen.
Im Alltag und bei einer Verbindungsstörung
Erstellen Sie Angebote von Hand oder bearbeiten Sie eingegangene Anfragen. Aktivieren Sie die Auto-Engine erst nach Prüfung der Einstellungen; im Testmodus bleiben automatische Angebote Entwürfe. Manuell versendete Angebote und deren Nachfass-Mails gehen an die angegebenen Empfänger. OfferFlow erneuert den Apaleo-Zugang im Hintergrund. Wird die Verbindung als unterbrochen angezeigt, prüfen Sie die Berechtigungen in Apaleo und verbinden Sie denselben Account erneut. Bei unklarem Buchungsstatus zuerst die Reservierung in Apaleo prüfen, bevor Sie erneut buchen.
Die Verbindung trennen
Prüfen Sie vorher offene Angebote, Versand und Kampagnen. Trennen Sie die Verbindung in OfferFlow unter Einstellungen → Apaleo & Properties. OfferFlow entfernt dabei den gespeicherten Apaleo-Zugang und versucht, seine Webhook-Abos und Apaleo-One-Einträge zu entfernen. Beachten Sie die Abschlussmeldung; meldet sie verbliebene Einträge, lassen Sie diese im Apaleo-Konto prüfen. Alternativ kann ein Apaleo-Administrator den Zugriff unter „Verknüpfte Apps“ widerrufen. Das Trennen ist keine automatische Kündigung oder vollständige Datenlöschung. Fragen zu Vertrag, Export und Löschung richten Sie an den Support; maßgeblich sind die verlinkten Plattform-Dokumente.
Hilfe und Plattform-Dokumente
Das vollständige Handbuch finden Sie nach der Anmeldung unter Hilfe. Support für OfferFlow erreichen Sie per E-Mail.
Vor dem Start gut zu wissen.
Ersetzt OfferFlow unser PMS?
OfferFlow ergänzt Apaleo um den Angebots- und Direktvertriebsprozess. Verfügbarkeiten und Raten kommen aus Apaleo; Buchungen werden dort angelegt.
Muss alles automatisch versendet werden?
Sie können mit manuellen Angeboten und einem Testmodus starten. Freigabeschwellen und Nachfassregeln werden für Ihren Betrieb eingerichtet.
Sind Marketing und KI automatisch dabei?
Das Basispaket enthält den Angebotsprozess mit Auto-Engine und optionaler KI-Assistenz. Das Marketing gehört zu OfferFlow Plus. KI benötigt Ihren eigenen Anbieterzugang; dabei können separate Nutzungskosten entstehen.
Sind auf den Bildern echte Gästedaten zu sehen?
Alle gezeigten Häuser, Kampagnen und Kennzahlen sind erfunden. Die Bilder sind vereinfachte Produktillustrationen und zeigen keine Kundendaten.
OfferFlow für Ihren Betrieb
Zeigen Sie uns Ihren Weg von der Anfrage zur Buchung.
Wir besprechen, welche Schritte OfferFlow übernehmen kann und welche Module zu Ihren Häusern passen.
OfferFlow kennenlernen